Alors comme ça tu veux bâtir une base de connaissance?

On dit aussi: système de gestion documentaire, base de données de documentation technique, bibliothèque collective partagée, dépôt d’information,…

Principes :

  1. Faites-la simple à créer, à utiliser et à maintenir
  2. Soyez sûr de répondre à un objectif (ou plusieurs) et vous y limiter
  3. Ciblez une audience spécifique
  4. Faites-la encore plus simple

Pourquoi ?

  • Vous voulez que le coût de l’utiliser (dans les tâches quotidiennes « réelles ») soit plus faible que le coût de ne pas l’utiliser
  • Sinon, attendez-vous à ce qu’elle soit ignorée et abandonnée

Mes priorités de simplicité :

  1. Ajouter et modifier des trucs
  2. Sauvegarder le tout
  3. Trouver et récupérer des trucs
  4. Gérer les autorisations d’accès
  5. Nettoyer le tout
  6. Superviser les usages (statistiques)

Je pense :

  • un répertoire > moteur de recherche
  • dossiers et fichiers partagés > intranet de pages html > wikis > logiciel de gestion de contenus, forums,…
  • feuilles de calculs (Excel,…) > bases de données (Access,…)
  • assurez-vous d’avoir des procédures de sauvegarde régulières et automatiques
  • ne pas oublier de dater et d’attribuer (ex: créé le… modifié le… par… )

Si vous choisissez de faire un répertoire de dossier et de fichiers :

  • formats ouverts, logiciels ouverts > formats propriétaires
  • adapter le type de fichier aux usagers (parfois des photos sont mieux que du texte par exemple)
  • créer un dossier appelé archives dans tous les dossiers où vous voulez conserver des copies d’anciennes versions ou des documents moins importants
  • Nommage des fichiers et dossiers: pas d’espace, pas d’accent, pas de ponctuation
  • Nommage des dossiers : les dossiers les plus importants (les plus utilisés) sont écrits en MAJUSCULE
  • Si vous utilisez des raccourcis, ne les placer que sur des dossiers. Désormais, ne déplacez plus
  • Créer un fichier clé en ASCII à la racine du répertoire expliquant comment le tout fonctionne.
  • Créer un dossier pour les usagers, dedans chaque dossier d’usager contient des raccourcis personnalisés
  • La logique de la structure du répertoire peut suivre des sujets, des processus de travail ou des institutions (services, unités…) ou une combinaison intelligente des trois

Si vous choisissez un système de pages web html liées :

  • 10 grosses pages web liées > 100 petites pages web liées
  • Écrivez avec des bulles, des tirets, des listes numérotées,… comme ce billet. Apprenez à aimer les listes.
  • Suivez la structure des 3P : écrivez l’idée en 1 Phrase d’abord, puis développez en 1 Paragraphe et ensuite en 1 Page ou plus. Comme dans les (bons) articles de journaux et d’encyclopédie.
  • Attention! Créer, utiliser et maintenir un tel système peut devenir très rapidement très complexe (logiciels,…)

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